Tio dagar in på nya året så är har många redan gett upp sina nyårslöften och tänker att ”nästa år, kommer jag verkligen göra det jag lovar mig själv”

Om vi ska vara försöka vara positiva så har SIFO gjort en en undersökning som visar att hela 19% verkligen håller sina löften.

Det innebär ju att det finns en enorm förbättringspotential i Sverige och man kan ju fundera på vad de 19% gör som resten inte verkar göra? Jag tror att det handlar om några få enkla saker, här kommer våra 5 tips som kommer hjälpa dig att hålla dina löften! givetvis passar dessa 5 tips även när du sätter andra mål.

1. Rätt Mental Attityd! du påverkar dina egna tankar och dina tankar styr vad du verkligen kommer att göra.

2. Se till att hela tiden ha fokus på att målen ska innebära att du skapar förutsättningar för ge dig själv ”rätt känsla”  – hur vill du må när du nått dina mål?hur ska det kännas i magen? i huvudet?

3. Du måste ha en PLAN! utan en plan kommer det bli väldigt svårt att ta rätt steg vid rätt tillfälle.

4. Skriv ner dina mål – det räcker inte att ha sakerna i ditt huvud. Huvudet kan bara lagra ett par saker samtidigt så varje gång något nytt dyker upp så hamnar dina mål längre bort från dina tankar.

5. Sluta vänta på rätt tillfälle, rätt väder, rätt dag etc. Sätt igång och gör det du ska göra! utan handling inget resultat.

Lycka till och gör dig själv till en vinnare 2012! kom ihåg att du bestämmer själv din egen framgång till stor del!

Nu kör vi!

Ps. återkoppla gärna om du lyckas med dina mål.

På många företag är just interna möten en stor tidstjuv. Många möten är långa, ostrukturerade och utan något egentligt syfte. De tar energi, skapar irritation och kostar otroligt mycket pengar. Tänk efter hur det är på ditt företag. 8 personer sitter på ett möte under 2 timmar. Räkna på 8 personer x 2 timmar = 16 timmar. Ta sedan timkostnad och låt oss räkna på 700 kr och du har en slutsumma på 11200 kr enbart i kostnad för att sitta på mötet. Detta var enbart pengar och lägg sedan på allt ”motivationstapp” och energiförlusten som tillkommer om mötet är dåligt.

Vill ni göra skillnad på era kommande möten så är ni välkomna att kontakta oss så berättar vi gärna mera om hur vi framgångsrikt hjälpt andra företag och organisationer skapa SmartaMöten som verkligen är en tillgång!

Nu kör vi och skapar ett fantastiskt 2012!

1. Gör uppgifter/saker i block! Hoppa inte runt bland dina uppgifter utan gör samma ”sak” vid ett tillfälle.
2. Jobba i 60-90 minuters block och ta sedan en kort paus. Långa pass minskar produktiviteten och effektiviteten. En kort paus gör att du orkar hålla fokus.
3. Stäng av alla signaler för inkommande e-post. Gör även e-posten i block!
4. Gör inte e-posten det första du gör på morgonen.
5. Gör dig indisponibel minst 60 minuter varje dag för att göra din viktigaste arbetsuppgift – varför inte direkt på morgonen?
6. Fatta beslut första gången du tar i ett papper eller mail om nästa åtgärd. Sluta förhala dina beslut!
7. Träna din fysisk minst 3 gånger varje vecka.  Bra fysisk ger bättre effektivitet
8. Utveckla dig själv, gå kurser eller utbildningar, gå på seminarier, läs böcker eller artiklar. Avsätt tid varje dag till detta
9. Minska dina avbrott under arbetsdagen – hitta dina tid-/energiläckor och täta alla du kan istället för att parera varje gång de dyker upp.

10. Säg NEJ till allt DU inte ska göra

Vi har ju alla dagar då det inte blir om man tänkt sig. Oftast sker ingen större reflekti

1. 100 % tillgänglig leder till ständiga avbrott i ditt arbete

Har du ibland dagar då du inte får något gjort? Det ena avbrottet avlöser det andra och du känner att du inte får något gjort. Händer detta vid enstaka tillfällen så kan de kanske vara OK men händer det ofta så gäller det att göra en förändring.

Vad kan man då göra?

Börja med att ta dig tid att planera din dag/vecka för att veta vad du borde och ska göra. Utan en plan så är det lätt att falla för frestelsen att jobba ”händelsestyrt” och agera på det senaste som dyker upp. En annan sak är att ta bort alla signaler för att e-post anlänt och enbart göra din e-post ett par gånger per dag. Har du svårt att koncentrera dig på jobbet så kan det även vara läge att se över vart du jobbar bäst när du behöver utföra koncentrationsarbete (detta förutsätter givetvis att det är OK från din arbetsgivare). Kanske ska du lämna ditt kontor/arbetsplats under vissa perioder för att få jobbet gjort!

2. Tid & energiläckage

Det är ju bara att erkänna att detta händer oss alla vid vissa tillfällen. För vissa kan detta dock tyvärr ta mer tid i anspråk än hur mycket tid som verkligen läggs på att göra det som verkligen är viktigt.

Vad kan då detta vara som händer?

• Du lägger för mycket tid på socialt småprat med dina kollegor
• Du surfar på internet under långa perioder
• Du skjuter upp arbetsuppgifter som känns svåra, jobbiga, tråkiga, stora etc.
• Du går på (för dig) onödiga möten
• Du lägger för mycket tid på sociala media som facebook etc.
• Du skickar onödiga mail eller ringa onödiga telefonsamtal

Vad kan man då göra?

Enklaste sättet är att göra en tidslogg över vad du egentligen spenderar tid på. Detta för att få en verklig översiktsbild och inte en gissning som det kan vara för många människor. Det gäller att vara brutalt ärlig mot sig själv och inte skönmåla verkligheten. Vill du ka en skillnad så gäller det att hitta läckorna och sen täta dessa och förhoppningsvis en gång för alla!

3. Överbokar sin egen tid

Idag är kraven från chefer och ledning höga och ofta sätts höga krav av medarbetare själva på sig själva. Det kan vara svårt att säga nej när chefen kommer och frågar om du inte kan göra ”uppgiften x” också. Man vill ju gärna ställa upp och vara en bra lagspelare och inte vara en ”nej-sägare”. Problemet med att överboka sin egen tid bottnar oftast i två orsaker men de kan givetvis bero på olika anledningar:

1. Du säger ja till för många projekt/upgifter samtidigt
2. Du är en tidsoptimist – du undervärderar tiden som det verkligen tar att genomföra uppgiften du sagt ja till

Vad kan man då göra?

Planering och åter planering. ”Stycka elefanten” dvs. Bryt ner de projekt/uppgifter du redan sagt jag till och se till att dina aktiviteter planeras in i kalendern för att göra det verkligt och visuellt. Detta kommer hjälpa dig långt när du ska tacka ja/nej till uppgifter samt vara en bra signal till när det är dags att delegera/be om hjälp och kom ihåg att det inte är ”fult” att be om hjälp. Det är bättre att be om hjälp i tid och sedan tillsammans kunna leverera i tid istället för att komma i efterhand(efter deadline) och säga att du inte haft tid eller möjlighet.

Lycka till och nu kör vi!

// Michael

En reflektion av att ha så ”olika profiler” i ett rum är att alla trots allt kämpar med samma utmaningar oavsett storlek på bolag. Igår var temat ”8 nycklar för smartare arbetsdagar”

• Rätt mental attityd
• Fatta beslut nu
• Göra-spara-kasta
• Ordning och reda på arbetsplatsen = kontroll
• Håll IN-boxen i schack
• Planera mot uppsatta mål
• Boka egen tid
• Veckoavstämning/ta helg

Det ämne som diskuterades längst var frågan om hur man får ihop sin egen tid och jag kom att tänka på det här inlägget gällande planering av egen tid samt detta gällande vikten av att säga nej ibland.

Planera mot uppsatta mål, håll fokus, ta bort allt ”slöseri” samt se till att ha roligt på vägen!

Nu kör vi!

// Michael

Läs artikeln här:

Det intressanta är ju vad som händer när man har ett skrivbord som är belamrat av papper som man egentligen inte använder just nu. Ett vanligt scenario är att papper flyttas runt, ”sorteras”, byter högar, läses och kontrolleras mängder av gånger under varje dag. Konsekvensen blir att tid och energi slösas i stora mängder varje dag. Många inser inte förrän de har strukturerat upp sitt material hur mycket alla papper verkligen påverkade dem i det dagliga arbetet.

För att understryka allvaret är det värt att nämna är följande undersökningar:

•       Enligt en undersökning i Wall street journal letar en tjänsteman efter information i snitt 150 timmar/år – hur mycket är onödigt letande?

•       Enligt företaget Esselte som gjorde en undersökning på 2600 chefer så slösar de bort 6 veckor i letande efter material/dokument under ett år

•       Analysföretaget Basex menar att 2,1 timmar/dag försvinner i ställtid under en dag och letande efter material är en stor del

Hur kan man då göra för att få det som på bilden nedan?

I våra utbildningar så  använder oss av en variant av 5S för att skapa ett flöde i hanteringen av både papper och e-post som du kan se nedan:

Seiri – Kasta allt du inte har nytta av. Vill du spara något av nostalgiska skäl så ta hem detta istället för att ha en nostalgihylla som tar plats på ditt kontor.

Seiton – pärmar, hängmappar, inkorg, utkorg etc. Skapa ett system som innebär att allt är uppmärkt och tydligt även för andra. Skilj på arbetsmaterial och rent referensmaterial. För att våga stoppa undan arbetsmaterial som du ska jobba med i framtiden så är kopplingen till din kalender och att-göra lista extremt viktig. Bestäm när du ska göra uppgiften och stoppa sedan undan materialet. Din ”påminnelse” blir kalendern/att-göra listan istället för att uppgiften ligger på skrivbordet i vänta på att rätt datum ska infinna sig.

Seiso – lämna ditt kontor med ett rent skrivbord varje dag och du kommer starta varje dag med ett rent skrivbord.  Det kommer att ge fokus på det som ska hända istället för att få känslan över att du ligger efter på grund av allt material som ligger och skräpar.

Seiketsu – gör lika varje gång du sparar material. Hjulet ska uppfinnas en gång och inte varje gång.

Shitsuke – du har ett eget ansvar för att se till att system verkligen fungerar. Det är bara du själv som kan ta ansvar över din situation och ditt eget struktursystem.Läs mer om rätt mental attityd här

Hur ska du så göra om du har ”papper överallt”?

1. Avsätt tid för att strukturera

2. Samla ihop allt löst material

3. Sortera allt i göra-spara-kasta högar och sortera sedan göra och spara högen ytterligare. Se nedan i steg 4 & 5

4. Bestäm hur du vill spara saker, pärmar eller hängmappar. Välj det som passar bäst men allt ska ha en plats och vara upmärkt. Inga lösa papper på hyllor etc.

5. Bestäm hur du vill förvara material du ska jobba med men inte just nu. Stoppa undan materialet i mappar eller pärmar och koppla detta till att du markerar i din kalender eller att-göra lista NÄR du ska slutföra uppgiften.

6. Skapa inkorgar, att-läsa korgar etc.

7. Ta bort allt ”brus” runt omkring som stör din koncentration. Du behöver kanske inte ha 100 pennor på skrivbordet när du använder en som exempel. Givetvis är det OK att ha några kort på barnen eller svärmor etc. men i detta fall är lagom bäst. Skapa helt enkelt en harmonisk arbetsplats och din produktivitet kommer att öka omedelbart för fokus kommer kunna läggas på att göra rätt saker!

Kör hårt och lycka till!

I går fick jag mig dock en tankeställare när jag och min son, som inte ens är tre år gammal, skulle fylla släpkärran med skräp som hade tippen som nästa destination. I sann strukturanda så hade jag ju redan tagit fram allt som skulle slängas och ställt detta i en hög i vår källare. Sonen tog sig ann uppgiften genom att ta, en sak i taget, ut till släpkärran. Detta tog sin tid men han tycket att det vara fantastiskt roligt så när allt skräp var borta så började han ta egna initiativ och tog helt sonika saker i källaren och började slänga dessa på kärran.  Jag började givetvis protestera och fick då svaret: ”pappa, jag tycker den (en lampa) har gjort sitt”. Vad svarar man på det!? Ja, jo det har den kanske gjort och så börjar man tänka på allt som borde slängas p.g.a. att man inte längre använder sakerna.

Givetvis så tycker jag att man ska sälja eller ge bort det som verkligen går att använda men jag kan lova att det blev ganska många mer saker på kärran och jag är helt säker på att jag inte kommer sakna något!

Så min uppmaning till dig är att släng, sälj eller skänk bort det som du inte använder eller behöver och det kommer kännas mycket ”lättare” på din arbetsplats eller i ditt hem.

Nu kör vi!

// Michael

Problemet och konsekvensen om man inte planerar även för ”eget arbete” så blir att många uppgifter inte gjorda alls, vissa blir gjorda med för dålig kvalité och vissa blir gjorda för sent. Har vi riktig otur så uppfyller vi flera av ”kriterierna” som nämndes innan. Ta exempelvis möten, varför blir många möten dåliga? folk är helt enkelt inte förberedda och mötet får inte den dynamik som det borde utan blir en energi-/tidstjuv istället.

För att förtydliga ytterligare så tittar vi på två kalenderbilder:

I den första finns bara fysiska aktiviteter med, känns ganska ”luftigt” eller?

I nästa bild finn även eget arbete med och bilden ser lite annorlunda ut:

Vinsterna med att planera för ”allt som ska ske” blir:

• lättare att säga ja/nej till nya uppgifter
• lättare att prioritera det du sagt ja till
• lättare att boka om när något oförutsett händer för du vet vad du skulle ha gjort egentligen
• lättare att be om hjälp när tiden inte räcker till
• lättare att se att du börjar i tid med uppgifter som har en sluttid långt borta i horisonten

Du kommer säkert på fler fördelar med kontentan av mitt budskap är att du ska”höja värdet av ditt eget arbete och verkligen avsätta tid för dina egna arbetsuppgifter i din kalender”

Vinsterna kommer bli omedelbara!

Nu kör vi!

// Michael