Låt inte e-posten styra din arbetsdag

Läs artikeln här:

Kommunikation är inte alltid så enkelt!

Hittade denna blogg på tidningen chefs hemsida. Tydligen har denna chef hamnat i en ”e-postspajkastningsduell”, bra ord va?

Läs hela texten här

Problemet med att diskutera via e-post är flera men det viktigaste är att tänka på vad som saknas i just e-postkommunikation.

Professor Albert Mehrabians kommunikationsmodell visar på följande:

• 55 % av all kommunikation sker genom kroppsspråk och ansiktsuttryck
• 38 % röst och tonläge
• 7 % är själva innehållet

Detta innebär att nyanser, tonläge etc. saknas helt. ”Sanningen” i vad som står i mailet ligger ju enbart i mottagarens tolkning av vad som skrivits. Du kan ha gjort ditt bästa mail någonsin men ingen fattar ändå vad du menar…

Ironi ska vi inte en prata om. Enda gången det kan fungera är ju givetvis om du känner mottagaren väldigt väl och knappt en då.

Enligt oss ska e-post med fördel användas för:

• Enkla & korta budskap
• Då du vill ha formella bekräftelser och godkännanden
• Enkla anvisningar till en alt. ett fåtal personer
• Bifoga dokument som inte finns på gemensamma lagringsställen. Behövs fördjupad förklaring genom ett samtal?

Undvik e-post i följande situationer:

• Istället för samtal ”ansikte mot ansikte” eller via telefon
• För att framföra kritik – både positiv och negativ
• För att framföra dåliga nyheter
• Stor och komplicerad information som kräver en förklaring
• Konfidentiell information – e-post kan lätt hamna på villovägar

Dieter är väldigt populärt nu för tiden och varför inte börja med e-postdieten också när du ändå är igång. Den innebär följande:

• Skicka bara till berörda – var restriktiv med cc/kopia. Vem eller vilka har egentligen nytta av att få informationen?du avgör hur många mail andra får.

• Undvik ”gisslanmail” dvs. mail där man inkluderar personer på cc/kopia raden bara för att ”ha ryggen fri”, man tror att det blir bättre effekt etc. Det enda man bidrar till är att försvåra för cc/kopia mottagaren i dennes hantering av e-posten. Han eller hon måste då sätta sig in i ärendet och lägger samtidigt givetvis något annat åt sidan.

• Undvik svara alla/reply to all så mycket det går. Samma tanke som ovan – vem behöver ha svaret egentligen?

 

Till denna chefs problem tillkommer ju att vi alla har olika beteenden och reagerar olika på kritik som i detta fallet. Läs gärna mitt inlägg om IPU Profilanalyser här

Tillbaka till chefen, enda lösningen är att ta tjuren vid hornen och diskutera igenom det hela  öga mot öga.

Lycka till och nu kör vi!

// Michael

 

 

 

Tappar du fokus och energi av alla mail som ständigt kommer?

Ett enkelt knep för att få mer ”oavbruten koncentrationstid” är att stänga av alla signaler för inkommande mail. Vi förespråkar ständigt på våra utbildningar att bara göra sin e-post 2-5 ggr/dag och inte 20-30 eller varje gång det ”plingar” till som är normalscenariot för många. I Outlook som är det största mailprogrammet idag gör man enligt följande:

1. Klicka på VERKTYG och välj ALTERNATIV
2. Välj E-POSTALTERNATIV
3. Välj AVANCERADE E-POSTALTERNATIV
4. ”Klicka ur” i alla rutor under ”när nu post anländer”
5. Klicka OK hela vägen tillbaka

Detta kommer innebära att alla dina mail kommer till sig precis som vanligt men du får ingen signal om att ny post har anlänt = möjlighet att att jobba koncentrerat på ett helt annat sätt!

Läs även mina 8-smarta tips för e-posthantering här

Var smart innan du tar semester!

Äntligen är det snart dags för semester och tid för avkoppling med nära och kära! jag tänkte ge några tips för hur du verkligen ska kunna ta semester med full kontroll och inte känna en osäkerhetskänsla över vad du ska göra i höst. Ett alltför vanligt scenario är att du och dina kollegor kommer tillbaka efter ledigheten med stor ambition och känner er laddade att ”köra igång”. Eftersom väldigt få har planerat vad de borde göra så hoppar alla på det senaste som dykt upp i mailen och det brukar vara en del efter ett par veckors ledighet! eftersom alla i princip gör samma sak så skapas ett högt, händelsestyrt tempo omedelbart och målfokus försvinner. Det enda som blir viktigt är att göra saker snabbt för det är ju bråttom….

Tänk om du kunde göra så här istället:

1. Planera upp dina första veckor efter ledigheten INNAN du går på semester. Planera in alla projekt, uppgifter, förberedelser till möten, rapporter som skall skrivas etc. SKRIV IN detta i din kalender för att göra allt visuellt och höja viktighetsgraden på dina egna uppgifter.

2. Planera in tid i din kalender under de första två veckorna för att gå igenom allt som kommit in i dina olika inkorgar under ledigheten. Använd Göra-Spara-Kasta metoden första gången du tar i ett nytt mail eller papper. Du kan inte gå igenom alla mail första dagen utan gör detta etappvis.

3. Se över september-December planeringen i stora drag för att redan INNAN semestern planera in kommande och viktiga större aktiviterer. En del blir lika förvånade varje år att exempelvis budgetarbetet kommer i sep-okt. Ligg steget före detta år genom en smart planering.

4. Håll vad du planerat när du kommer tillbaka efter ledigheten. Var det viktigt INNAN semestern så är det viktigt EFTER semestern. Givetvis kan du behöva boka om någon men det är fullt naturligt.

5. Städa och sortera upp ditt kontor enligt köksmodellen INNAN du tar semester. Vad är då köksmodellen? jo, jag menar på att du ska ha samma tänk som hemma i köket där allt har sin egen plats i skåp, hyllor etc. Köksbänken är en arbetsyta och inte en förvaringsyta. Samma sak gäller på kontoret. Skrivbordet är en arbetsyta och inte en förvaringsyta. Sortera ner ditt material i pärmar, hängmappar, tidskriftssamlare eller vad du nu föredrar men ta bort allt material från skrivbordet! största vinsten blir att du kan vara extremt fokuserad på det du håller på med och inte ”fingra på” högarna som ligger på bordet. Det är ju ändå din kalender eller att-göra lista som styr vad du ska göra!

Jag beräknar att detta tar mellan 1-2 timmar för de flesta och tiden du ”sparar” när du kommer tillbaka kan lätt vara det tiodubbla!

Ha en skön sommar för det tänker jag ha!

// Michael

Mailrubriker…

Nyss hemkommen från en SmartTime träning i Finland har jag en roligt historia att berätta. Ni som följer bloggen vet ju att vi anser att mailkommunikation kan bli så mycket tydligare genom att använda FYA alt. FYI som start i mailrubriker. FYA= for your action dvs. ni vill ha en åtgärd från mottagaren alternativt starta med FYI = for your information dvs. mailet innehåller enbart information och inget annat. Allt detta för att underlätta för mottagaren.

Igår i Finland kom en tredje rubrik upp från en deltagare ( tack Päivi!) som jag tyckte var otroligt rolig: FYD = for your discussion och den skulle användas när mail skickades till Sverige för de menade på att vi alltid ska ”diskutera” allt. Detta var givetvis med glimten i ögat men det kanske finns ett uns av sanning i det hela? vi vill ju gärna vara överens om allt och håller vi det till mailen så är det ofta det som sker när cc/kopia missbrukas. Dvs. att alltför många människor får en massa mail som de egentligen inte borde få och därmed kanske missar det de egentligen borde göra!?

Nej, håll nere antalet skickade mail, skicka till rätt personer och skriv bra rubriker! undvik FYD fast det var riktigt roligt!!

Nu kör vi,

Michael

8 smarta tips för e-posthantering!

Här kommer några enkla råd för att ta tillbaka kontrollen över sin e-post:

1. Avsätt tid varje dag för att göra din e-post. Antal ggr styrs av dina arbetsuppgifter och antal mail som du får under en dag.

2. Använd ”Gör det nu” metoden för hantering av mail som innebär att du fattar beslut direkt du tar i mailet om vad du ska göra som nästa åtgärd. Det kan bara bli Göra – Spara – Kasta. Ska du inte göra det nu så gäller att bestämma när.

3. Ta bort alla signaler för inkommande mail för att undvika att bli händelsestyrd.

4. Sträva efter att ha en tom inkorg varje dag!

5. Skicka bara mail tillberörda. Var oerhört restriktiv med cc/kopior/svara alla.

6. Håll dig till ett ämne i varje mail.

7. Jobba med en tydlig start i alla rubriker a. FYA (for your action) alt. För åtgärd används när du vill att mottagaren ska agera b. FYI(for your information) alt För info används när du enbart vill informera mottagaren. Ingen åtgärd krävs

8. Var övertydlig i din ”kommunikation via e-post gällande budskap och eventuella deadlines. Kom ihåg att det är mottagaren som läser som ”avgör” vad som står i mailet och hur han/hon tolkar budskapet.

Lycka till!

// Michael

Nu kör vi igång!

1 +1 =3 som jag skrev om tidigare handlar om att SmartaMetoder & Jobba Smartare har startat det gemensamma bolaget Kompetensakademin Norden AB för sin fortsatta verksamhet. Våra utbildningar (smartutbildningarna)  kommer vara desamma. Surfa gärna in på www.kompetensakademin.se för att ta el av vår ny hemsida!

Kommentera gärna om du gillar den, saknar något eller baea är nyfiken på våra utbildningar!

Nu kör vi!

Nytt fullmatat nyhetsbrev!

SmartBladet mars 2010 innehåller bland annat information om hur Business Region Göteborg gjort för att jobba smartare, 8 tips på smart e-posthantering samt information om den kommande kampanjen på SmartaMöten som startar 1 april.
Du hittar nyhetsbrevet här

Nu kör vi!

Kampanj på SmartMail beställningar innan 31/3!

Är det inte dags att ta tillbaka kontrollen över e-posten!? är du e-poststyrd istälelt för uppgiftsstyrd?
SmartMail är då träningen för dig och förmodligen även dina kollegor, just nu till att mycket bra kampanjerbjudande!

Kontakta oss för mer information om hur vi skulle kunna hjäla dig och ditt företag att minska slöseri med tid och resurser inom ett viktigt arbetsområde!

Nu kör vi!