Jobbar du med inställningen att ditt skrivbord är en arbetsyta eller en förvaringsyta? De som sällar sig till kategori två har sedan något intressant system för att hålla ordning på sina papper. Jag har stött på alltifrån pappershögar, papper utspridda som en solfjäder, papper intrycka under skrivbordsunderlägget till papper liggandes i fullständigt kaos.
Det intressanta är ju vad som händer när man har ett skrivbord som är belamrat av papper som man egentligen inte använder just nu. Ett vanligt scenario är att papper flyttas runt, ”sorteras”, byter högar, läses och kontrolleras mängder av gånger under varje dag. Konsekvensen blir att tid och energi slösas i stora mängder varje dag. Många inser inte förrän de har strukturerat upp sitt material hur mycket alla papper verkligen påverkade dem i det dagliga arbetet.
För att understryka allvaret är det värt att nämna är följande undersökningar:
• Enligt en undersökning i Wall street journal letar en tjänsteman efter information i snitt 150 timmar/år – hur mycket är onödigt letande?
• Enligt företaget Esselte som gjorde en undersökning på 2600 chefer så slösar de bort 6 veckor i letande efter material/dokument under ett år
• Analysföretaget Basex menar att 2,1 timmar/dag försvinner i ställtid under en dag och letande efter material är en stor del
Hur kan man då göra för att få det som på bilden nedan?
I våra utbildningar så använder oss av en variant av 5S för att skapa ett flöde i hanteringen av både papper och e-post som du kan se nedan:
Seiri – Kasta allt du inte har nytta av. Vill du spara något av nostalgiska skäl så ta hem detta istället för att ha en nostalgihylla som tar plats på ditt kontor.
Seiton – pärmar, hängmappar, inkorg, utkorg etc. Skapa ett system som innebär att allt är uppmärkt och tydligt även för andra. Skilj på arbetsmaterial och rent referensmaterial. För att våga stoppa undan arbetsmaterial som du ska jobba med i framtiden så är kopplingen till din kalender och att-göra lista extremt viktig. Bestäm när du ska göra uppgiften och stoppa sedan undan materialet. Din ”påminnelse” blir kalendern/att-göra listan istället för att uppgiften ligger på skrivbordet i vänta på att rätt datum ska infinna sig.
Seiso – lämna ditt kontor med ett rent skrivbord varje dag och du kommer starta varje dag med ett rent skrivbord. Det kommer att ge fokus på det som ska hända istället för att få känslan över att du ligger efter på grund av allt material som ligger och skräpar.
Seiketsu – gör lika varje gång du sparar material. Hjulet ska uppfinnas en gång och inte varje gång.
Shitsuke – du har ett eget ansvar för att se till att system verkligen fungerar. Det är bara du själv som kan ta ansvar över din situation och ditt eget struktursystem.Läs mer om rätt mental attityd här
Hur ska du så göra om du har ”papper överallt”?
1. Avsätt tid för att strukturera
2. Samla ihop allt löst material
3. Sortera allt i göra-spara-kasta högar och sortera sedan göra och spara högen ytterligare. Se nedan i steg 4 & 5
4. Bestäm hur du vill spara saker, pärmar eller hängmappar. Välj det som passar bäst men allt ska ha en plats och vara upmärkt. Inga lösa papper på hyllor etc.
5. Bestäm hur du vill förvara material du ska jobba med men inte just nu. Stoppa undan materialet i mappar eller pärmar och koppla detta till att du markerar i din kalender eller att-göra lista NÄR du ska slutföra uppgiften.
6. Skapa inkorgar, att-läsa korgar etc.
7. Ta bort allt ”brus” runt omkring som stör din koncentration. Du behöver kanske inte ha 100 pennor på skrivbordet när du använder en som exempel. Givetvis är det OK att ha några kort på barnen eller svärmor etc. men i detta fall är lagom bäst. Skapa helt enkelt en harmonisk arbetsplats och din produktivitet kommer att öka omedelbart för fokus kommer kunna läggas på att göra rätt saker!
Kör hårt och lycka till!
Nu finns ”The Toyota way” på svenska för dig som vill läsa mer om deras 14 grundprinciper för effektivitet. Lean filosofin som vi på SmartaMetoder använder oss av i våra utbildnigar är genomgående hos Toyota. Kan köpas på bland annat 
