Kommunikation är inte alltid så enkelt!

Hittade denna blogg på tidningen chefs hemsida. Tydligen har denna chef hamnat i en ”e-postspajkastningsduell”, bra ord va?

Läs hela texten här

Problemet med att diskutera via e-post är flera men det viktigaste är att tänka på vad som saknas i just e-postkommunikation.

Professor Albert Mehrabians kommunikationsmodell visar på följande:

• 55 % av all kommunikation sker genom kroppsspråk och ansiktsuttryck
• 38 % röst och tonläge
• 7 % är själva innehållet

Detta innebär att nyanser, tonläge etc. saknas helt. ”Sanningen” i vad som står i mailet ligger ju enbart i mottagarens tolkning av vad som skrivits. Du kan ha gjort ditt bästa mail någonsin men ingen fattar ändå vad du menar…

Ironi ska vi inte en prata om. Enda gången det kan fungera är ju givetvis om du känner mottagaren väldigt väl och knappt en då.

Enligt oss ska e-post med fördel användas för:

• Enkla & korta budskap
• Då du vill ha formella bekräftelser och godkännanden
• Enkla anvisningar till en alt. ett fåtal personer
• Bifoga dokument som inte finns på gemensamma lagringsställen. Behövs fördjupad förklaring genom ett samtal?

Undvik e-post i följande situationer:

• Istället för samtal ”ansikte mot ansikte” eller via telefon
• För att framföra kritik – både positiv och negativ
• För att framföra dåliga nyheter
• Stor och komplicerad information som kräver en förklaring
• Konfidentiell information – e-post kan lätt hamna på villovägar

Dieter är väldigt populärt nu för tiden och varför inte börja med e-postdieten också när du ändå är igång. Den innebär följande:

• Skicka bara till berörda – var restriktiv med cc/kopia. Vem eller vilka har egentligen nytta av att få informationen?du avgör hur många mail andra får.

• Undvik ”gisslanmail” dvs. mail där man inkluderar personer på cc/kopia raden bara för att ”ha ryggen fri”, man tror att det blir bättre effekt etc. Det enda man bidrar till är att försvåra för cc/kopia mottagaren i dennes hantering av e-posten. Han eller hon måste då sätta sig in i ärendet och lägger samtidigt givetvis något annat åt sidan.

• Undvik svara alla/reply to all så mycket det går. Samma tanke som ovan – vem behöver ha svaret egentligen?

 

Till denna chefs problem tillkommer ju att vi alla har olika beteenden och reagerar olika på kritik som i detta fallet. Läs gärna mitt inlägg om IPU Profilanalyser här

Tillbaka till chefen, enda lösningen är att ta tjuren vid hornen och diskutera igenom det hela  öga mot öga.

Lycka till och nu kör vi!

// Michael

 

 

 

Vilka utmaningar står chefer inför?

Undertecknad och närmare 1000 andra personer har deltagit i en en undersökning om chefens utmaningar 2010. Resultatet har sammanställs i ett flertal olika områden. Jag citerar följande från Insightlab:

”Vid årsskiftet 2009/2010 genomförde Insightlab undersökningen ”Chefens utmaningar 2010”. Syftet var att ta reda på vilka utmaningar som chefer och personalchefer står inför under 2010. Totalt 937 personer svarade på undersökningen

Utveckla medarbetarna och verksamheten största utmaningarna
I undersökningen fick de svarande ange inom vilka områden deras största utmaningar återfinns under 2010. Nedan visas de utmaningar som flest personer angav. I toppen ligger,precis som i tidigare chefsundersökningar av Insightlab, motivation och medarbetarengagemang samt ett coachande ledarskap, som angavs av 384 respektive 383 svaranden. Att utveckla chefer, medarbetare och verksamheten i stort tycks vara chefsrollens stora utmaning framöver. På topp 10-listan återfinns såväl motivation och coaching som kompetensutveckling, kultur och värderingar, aktivt medarbetarskap samt innovation och
förnyelse. Omvärlden förändras kontinuerligt och den egna verksamheten och medarbetarna måste utvecklas i takt med den – eller kanske ännu hellre ligga steget före.

Inom vilka av följande områden anser du att dina största utmaningar kommer att återfinnas under nästa år?

1. Motivation och medarbetarengagemang
2. Coachande ledarskap
3. Gemensam värdegrund/kultur
4. Kompetensutveckling
5. Aktivt medarbetarskap
6. Chefsutveckling
7. Internkommunikation
8. Behålla nyckelpersonal
9. Stress och hög arbetsbelastning
10. Innovation och förnyelse
11. Attraktivt arbetsgivarvarumärke
12. Intern kunskapsspridning
13. Personlig effektivitet
14. Team- och projektledning
15. Arbetsmiljö
16. Prestationsstyrning
17. Delegering
18. Informationsöverflödet
19. Leda yngre generationer
20. Medarbetarsamtal
21. Nya kommunikationskanaler
22. Lönesättning och förmåner
23. Konflikthantering
24. Rekrytering
25. Hälsa och sjukfrånvaro
26. Arbetsrättsfrågor
27. Uppsägningar
28. Skola in nya chefer
29. Rehabilitering
30. Annat
31. Jämställdhet

Summering och egna tankar:

Det är intressant att se hur vikten av motivation, eget ansvar, delaktighet och tydlighet genomsyrar toppresultaten och vem är egentligen förvånad? på Kompetensakademin så är just dessa ord viktiga nycklar i alla de träningar vi genomför. Ju mer delaktiga personer kan vara i sin egen planering/prioritering desto större ansvar kommer att tas och framgången kommer öka både för individen och företaget. Kan man sedan jobba med tydliga mål så är det en väldigt större chans att personer och företag verkligen kommer dit de vill och då krävs som exempel en god personlig effektivitet eller möteseffektivitet.

Rätt person lägger rätt tid vid rätt tid på rätt saker vilket innebär just motivation, eget ansvar, delaktighet och tydlighet!

 

Nu kör vi!

/ Michael

Har ni också märkt att profilanalyser blivit ett viktigt verktyg?

Senaste numret av tidningen shortcut har en artikel som heter ”matcha kollegorna och hitta flytet” vilket innebär att man ska ta hänsyn till de olika profilernas små ”egenheter” och styrkor.
Ämnet är väldigt spännande och jag jobbade starx innan jul med en grupp som var extremt påpassade under året utan att nämna vilka det är. De berättade att samarbetet internt fungerat bra under press då de verkligen tagit hänsyn till gruppens styrkor och svagheter. De hade varit väldigt nogranna och lyhörda i sin kommunikaton internt och externt för att tillgodo och se alla behov hos mottagarna.

Det är ytterligare ett kvitto på att de som är mest framgångsrika inom kommunikation är de som verkligen tänker efter och anpassar beteendet efter vem som är mottagare! Jag ser verkligen fram emot att få jobba vidare med alla intresserade kunder inom detta område för här finns det stor möjlighet till effektivitet och framgång bara alla utnyttjar sin fulla potential och låter andra utnyttja sin fulla potential!

Nu kör vi för ett fantastiskt 2010!

Olika profiler vid olika tillfällen

Igår genomförde jag en uppföljningsdag med ett företag där jag genomfört profilanalyser på alla medarbetare med syfte att alla skulle bli ännu bättre på kommunicera. En klok medarbetare frågade om ”man kan ändra” sin profil och beteende beroeende på vad som saknas i den grupp man just nu befinner sig alternativt i den situation som man just nu befinner sig i. Jag svarade att jag är helt övertygad om detta och det är det som är effektiv kommunikation, dvs. anpassa sitt beteende utifrån vad situationen kräver.

Ett bra och roligt exempel för att förstärka detta är följande:Peter Settman var med på tv-programmet Robins för ett par veckor sedan.
Helt ärligt, vilken profil ”visar” Peter oftast upp? jag tycker att han upplevs glad, sprallig, glimten i ögat men proffsig. Det inte alla vet är att han fram till för ett tag sedan drev ett produktionsbolag, baluba, med en omstättning på över 100 miljoner kronor och i den rollen var/är han tvungen att uppträda både formellt och korrekt i vissa affärsmöten.

Han beskriver detta på ett ganska komiskt sätt i nedanstående klipp
http://www.youtube.com/watch?v=T98wx9DK11M
klicka fram till ca 4,30 in i klippet

Ring oss så kan vi hjälpa dig bli ännu bättre på att kommunicera!
Nu kör vi!

IPU profilanalys för utveckling av personer och grupper!

På Kompetensakademin använder vi ett verktyg som kallas IPU profilanalys. Det är framtaget för att stödja processen i att utveckla personer och organisationer. Det handlar om självuppskattning i 24 frågor gällande eget beteende. Detta leder sedan till en analys som är baserad på sina EGNA svar och presenteras i delarna grundbeteende och anpassat beteende. Det viktiga är att komma ihåg att ingen färg ( alla profiler hamnar i antingen grön, blå, röd eller gul färg) är bättre eller sämre samt att det är baserat på egen uppskattning.

I vårt senaste nyhetsbrev som det går att prenumerera på (anmälan till info@kompetensakademin) skrev vi följande om IPU:

Därför har alla nytta av en IPU profilanalys

Utveckla potentialen hos personer & organisationer

Genom att bättre förstå sitt eget och andras beteende skapas förutsättningar för ökad försäljning, effektivare team. Bättre samarbete, ökad förståelse samt individuell utveckling.

De ”effektivaste” enligt teorin

1. Förstår sitt eget beteende – varför de gör/reagerar som de gör
2. Förstår andra människor beteende – varför de reagerar och gör som de gör
3. Kan känna av omgivningens behov – kan anpassa sitt beteende till de olika krav omgivningen och situationen kräver.

Några användningsområden:

Insikter som stärker säljprocessen

Att förstå sitt eget och andras beteende påverkar i högsta grad säljprocessen.
Vi kommunicerar olika och vi har olika behov för att kunna ta köpbeslut.

En rad företag som arbetar med försäljning använder IPU Profilanalys och IPU Drivkraftsanalys för att öka insikterna kring mötet med olika människor i en säljprocess.

Utveckling kräver insikter

Vem är ”rätt man på rätt plats?”
Hur ska verksamheten utvecklas på bästa sätt?
Hur fångar vi kraften hos människorna i organisationen på bästa sätt?

IPU:s analysverktyg ger skarpa bilder av människornas och därmed verksamhetens styrkor och svagheter. Med hjälp av det är det lättare att skapa utveckling för organisationen.

Hur får jag andra att vara så bra som möjligt?

Ett effektivt ledarskap handlar ofta om två delar: Att jag förstår mig själv som ledare.
Och att jag förstår de människor jag ska leda.

Genom att fördjupa insikterna kring våra beteenden, drivkrafter och värderingar ökar förutsättningarna för ett effektivt ledarskap.
Vi vet då vilka kommunikationsbehov som finns och vad som motiverar olika människor i verksamheten.

Människor med självkännedom blir tryggare

Att förstå sig själv och andra är en nyckel i varje människas utveckling.
Med hjälp av IPU:s analysverktyg ökar insikterna snabbt.

Skapar den öppenhet som får teamet att lita på varandra

Effektiva team litar på varandra. Det gör dem modiga och får dem att lägga sin energi på det gemensamma resultatet.Tillit kräver öppenhet och här är IPU:s analysverktyg ett tydligt verktyg att arbeta med.

Läs gärna mer på www.kompetensakademin alternativt www.ipu-profilanalys.com

Hör av er till oss om du vill veta mer om analysen och hur det skulle kunna användas för att utveckla er verksamhet!

Nu kör vi!