Hur är egentligen vår möteskultur?

Hamnade i ett otroligt intressant samtal i fredags när jag föreläste om konsten att jobba smartare och inte hårdare på ”Allt för ditt företag” mässan som genomfördes av Företagarna i Västra Götaland. Samtalet handlade om möten och vi kom in på spåret hur det var förr och hur det är idag. Personen jag pratade med hade varit en hög chef i många år på ett av våra mest kända företag men hade numera ett eget bolag. Han drog följande jämförelser från när han började som chef och till när han slutade:

• Förr så kom i princip alla i tid och mötet startade i tid. Idag startar man oftast mellan 5-10 min för sent och då med att fråga vart Kalle är samtidigt som två av deltagarna fortfarande pratar i telefon….
• Förr så skickades agendan ut i god tid så att alla var pålästa och förberedda. Nu kan informationen skickas kvällen/natten före och ingen har läst den dvs. ingen är speciellt förberedd…
• Förr så höll man sig stenhårt till den prioriterade agendan som man även förberett sig för, nu när ingen är speciellt förberedd så pratar den som brinner mest för sitt eget ämne och alla andra blir involverade i diskussionen vare sig de vill eller inte. Förmodligen så var det inte det de skulle ha pratat om…..
• Ett nytt möte måste bokas för att prata om det man egentligen skulle pratat/beslutat om….
• Förr så var telefoner och de få dator som fanns avstängda och fokus låg på att genomföra mötet effektivt och helst vara klara i tid. Nu skickar folk mail, sms och fokus kan ibland vara på helt andra saker än just mötet som man deltar i…..
• Protokoll / mötesanteckningar skrevs alltid förr för att veta vad, vem & när. Numera tar detta tid och ingen riktig dokumentation görs och därför så vet man ju inte riktigt vad man gjort, borde gjort eller ska göra. Kontenta blir att man får göra saker en andra gång…

Nu kan detta låta väldigt överdrivet och att allt var så mycket bättre förr vilket inte är helt sant. Det finns givetvis även vissa punkter som fungerar i era organisationer men jag måste hålla med i mycket av det jag nämner ovan från mina träningar i just möteseffektivitet. Möten har till viss del blivit slentrian och hålls bara för att någon har blivit tillsagd att hålla mötet. Syfte och mål saknas liksom aktivt deltagande från rätt deltagare!

Fundera på hur just dina/era möten mår. En enkel checklista att utgå från kan vara:

• Har mötet något syfte?
• Målsätter vi varje möte? vad vill vi uppnå genom att träffas?
• Är det rätt deltagare? vilka ska bort, vilka är inte aktiva/delaktiga?
• Är alla förberedda?
• Startar/sluta vi i tid?
• Följer vi upp men vem, vad & när?
• Dokumenterar vi fattade beslut och vilka som fattat besluten

Kolla på dina egna möten och du kanske inser att ett ”nej tack” till vissa möten inte vore så dumt.

Lycka till och se till att jobba med SmartaMöten!

Nu kör vi!

// Micke

Aktiv eller produktiv?

Tillhör du kategorien som har ett högt tempo på jobbet, hoppar från den ena uppgiften till den andra, är delaktig i det mesta som sker i aktivitetsväg på firman? du känner att dagarna är alltid fyllda med aktiviteter och att tiden räcker aldrig till…..
Många har tyvärr fastnat i aktivitetsfällan dvs. myten att aktivitet alltid är något bra. Missförstå mig rätt, aktivitet är bättre än passivitet men det handlar ju egentligen om produktivitet.

Tänk om de saker/uppgifter du väljer att skapa aktiviteter inom alltid leder mot dina mål istället för att enbart vara ”aktiviteter”. Då kommer du helt plötsligt att bli produktiv och du kanske till och med kan få mer gjort på mindre tid och med mindre insats av kraft och energi.

Tänk efter före nästa gång du sätter igång med en ny aktivitet eller slentrianmässigt säger jag till chefen/kollegan när de frågar om du kan göra en uppgift. Kommer den ta dig från A till B eller blir det bara en aktivitet.
Prioritera rätt och bli mer produktiv!

Nu kör vi!

Snart är det dags!

Snart är det dags! Bara ett par dagar tills 1+1=3! kryptiskt!? håll ögonen öppna för mer information som kommer inom kort!

Nu kör vi!

”Ibland blir det inte som man tänkt sig”

Det kan ju egentligen vara en reflektion över vad som helst för det blir ju ibland inte som man tänkt sig. Problemet är ju vilken handling man gör eller inte gör när det inte riktigt blir som man tänkt sig. Många är helt grymma på att utvärdera och analysera för att utveckla och förbättra det de håller på med medans andra inte ens reflekterar varför gick som det gick.
Interna möten är en sak som ibland inte riktigt blir som man har tänkt sig och några ”problem” som jag tänkte belysa kommer här:
Alla ska alltid vara överens direkt!

Här i Sverige lägger vi stor vikt på att alla ska vara överens och tycka lika vilket ofta går ut över kreativitet och nyskapande. Det kan till och med vara så illa att ingen ifrågasätter rent felaktiga/dumma beslut för känsla över att vara överens är viktigare. Vad kan man då göra?
1. Se uppgiften/problemet från andra sidan! tittar ni från et kund-/ användarperspektiv kan ibland lösningen se annorlunda ut än om ni ser den från ert eget företags håll.
2. Ha inte för stora mötesgrupper – ju större grupp desto enklare att ”smita undan” och inte behöva ha en åsikt. Alla börjar tänka att någon annan ska komma med idéer och lösningar.
3. Ta fram dubbla lösningar genom att dela gruppen i två delar! jämför vad ni kom fram till och ta bästa förslaget.

Diskussioner som aldrig tar slut!

Det är bara att inse, vissa personer gillar att höra sin egen röst och kommer ha åsikter om precis ”allt” bara de får chansen. Lösningen är att tidssätta agendan för att inte ”sväva” iväg där olika personer säger samma sak som den förra talaren. Diskutera, besluta och gå vidare på utsatt tid!

Falsk enighet och submöten!

Ibland tolkas tystnad under möten som samtyckande men direkt mötet är slut så skapas nya ”konstellationer” av den stora mötesgruppen och ett nytt möte börjar. Vi har väl alla hört kollegor säga ”jag gör ändå som jag vill” efter att det fattats beslut på ett möte om hur vi alla ska agera gemensamt inom en viss fråga.
Lösningen är att alla ”måste” säga sin mening under mötet. Tystnad är inte okej om det gäller att besluta i frågor. Uppföljning av fattade beslut på nästa möte ska vara obligatoriskt för att verkligen se att det som beslutas har genomförts.
Givetvis finns det fler problem som kan innebära att det inte alltid blir som man tänkt sig men summeringen av mina tankar är att man har ett stort eget ansvar men också en stor möjlighet till egen påverkan bara man är aktiv och delaktig!
Lycka till med era möten och kör hårt!

// Micke

Känslan av att ha lyckats!

Igår slutförde jag en SmartPlan träning för en grupp på 8 personer. Vi startade i september med steg 1 och resan har varit lång och kantad av hårt arbete. Därför är det så otroligt skönt och roligt att se glöden i deltagarnas ögon när de beskriver vad de gjort och hur de har lyckats med sina uppsatta mål! de pratar om bättre kontroll, mindre stress, enklare att hitta papper och dokument och att det känns ROLIGARE på jobbet!
Inget är roligare än att se folk som lyckas med det de tänkt sig!

Det är dagar som igår som är drivkraften i ett jobb som mitt och man vet att det verkligen gjort skillnad för dessa människors möjligheter att jobba smartare!

Är det din tur nästa gång att känna den underbara känslan av att ha lyckats?

Nu kör vi!

// Micke

Olika profiler vid olika tillfällen

Igår genomförde jag en uppföljningsdag med ett företag där jag genomfört profilanalyser på alla medarbetare med syfte att alla skulle bli ännu bättre på kommunicera. En klok medarbetare frågade om ”man kan ändra” sin profil och beteende beroeende på vad som saknas i den grupp man just nu befinner sig alternativt i den situation som man just nu befinner sig i. Jag svarade att jag är helt övertygad om detta och det är det som är effektiv kommunikation, dvs. anpassa sitt beteende utifrån vad situationen kräver.

Ett bra och roligt exempel för att förstärka detta är följande:Peter Settman var med på tv-programmet Robins för ett par veckor sedan.
Helt ärligt, vilken profil ”visar” Peter oftast upp? jag tycker att han upplevs glad, sprallig, glimten i ögat men proffsig. Det inte alla vet är att han fram till för ett tag sedan drev ett produktionsbolag, baluba, med en omstättning på över 100 miljoner kronor och i den rollen var/är han tvungen att uppträda både formellt och korrekt i vissa affärsmöten.

Han beskriver detta på ett ganska komiskt sätt i nedanstående klipp
http://www.youtube.com/watch?v=T98wx9DK11M
klicka fram till ca 4,30 in i klippet

Ring oss så kan vi hjälpa dig bli ännu bättre på att kommunicera!
Nu kör vi!

IPU profilanalys för utveckling av personer och grupper!

På Kompetensakademin använder vi ett verktyg som kallas IPU profilanalys. Det är framtaget för att stödja processen i att utveckla personer och organisationer. Det handlar om självuppskattning i 24 frågor gällande eget beteende. Detta leder sedan till en analys som är baserad på sina EGNA svar och presenteras i delarna grundbeteende och anpassat beteende. Det viktiga är att komma ihåg att ingen färg ( alla profiler hamnar i antingen grön, blå, röd eller gul färg) är bättre eller sämre samt att det är baserat på egen uppskattning.

I vårt senaste nyhetsbrev som det går att prenumerera på (anmälan till info@kompetensakademin) skrev vi följande om IPU:

Därför har alla nytta av en IPU profilanalys

Utveckla potentialen hos personer & organisationer

Genom att bättre förstå sitt eget och andras beteende skapas förutsättningar för ökad försäljning, effektivare team. Bättre samarbete, ökad förståelse samt individuell utveckling.

De ”effektivaste” enligt teorin

1. Förstår sitt eget beteende – varför de gör/reagerar som de gör
2. Förstår andra människor beteende – varför de reagerar och gör som de gör
3. Kan känna av omgivningens behov – kan anpassa sitt beteende till de olika krav omgivningen och situationen kräver.

Några användningsområden:

Insikter som stärker säljprocessen

Att förstå sitt eget och andras beteende påverkar i högsta grad säljprocessen.
Vi kommunicerar olika och vi har olika behov för att kunna ta köpbeslut.

En rad företag som arbetar med försäljning använder IPU Profilanalys och IPU Drivkraftsanalys för att öka insikterna kring mötet med olika människor i en säljprocess.

Utveckling kräver insikter

Vem är ”rätt man på rätt plats?”
Hur ska verksamheten utvecklas på bästa sätt?
Hur fångar vi kraften hos människorna i organisationen på bästa sätt?

IPU:s analysverktyg ger skarpa bilder av människornas och därmed verksamhetens styrkor och svagheter. Med hjälp av det är det lättare att skapa utveckling för organisationen.

Hur får jag andra att vara så bra som möjligt?

Ett effektivt ledarskap handlar ofta om två delar: Att jag förstår mig själv som ledare.
Och att jag förstår de människor jag ska leda.

Genom att fördjupa insikterna kring våra beteenden, drivkrafter och värderingar ökar förutsättningarna för ett effektivt ledarskap.
Vi vet då vilka kommunikationsbehov som finns och vad som motiverar olika människor i verksamheten.

Människor med självkännedom blir tryggare

Att förstå sig själv och andra är en nyckel i varje människas utveckling.
Med hjälp av IPU:s analysverktyg ökar insikterna snabbt.

Skapar den öppenhet som får teamet att lita på varandra

Effektiva team litar på varandra. Det gör dem modiga och får dem att lägga sin energi på det gemensamma resultatet.Tillit kräver öppenhet och här är IPU:s analysverktyg ett tydligt verktyg att arbeta med.

Läs gärna mer på www.kompetensakademin alternativt www.ipu-profilanalys.com

Hör av er till oss om du vill veta mer om analysen och hur det skulle kunna användas för att utveckla er verksamhet!

Nu kör vi!