Ett ganska vanligt planeringsbeteende som många har är att enbart boka in sina “fysiska aktiviteter” i kalendern. Detta innebär att möten, utbildningar, träning etc. får plats men allt övrigt saknas. Det jag menar är exempelvis alla rapporter som skall skrivas, offerter som ska granska, möten som ska förberedas, e-post som ska hanteras, att-göra listan som ska bockas av saknas i planeringen. För att underlätta för sig själv kan man se på en dag/vecka som en tidsbudget där det finns 8 timmar x 5 dagar att spendera. Istället för att försöka klämma in dessa uppgifter eller göra dem så fort som möjligt så borde även dessa finnas med i kalendern.
Problemet och konsekvensen om man inte planerar även för “eget arbete” så blir att många uppgifter inte gjorda alls, vissa blir gjorda med för dålig kvalité och vissa blir gjorda för sent. Har vi riktig otur så uppfyller vi flera av “kriterierna” som nämndes innan. Ta exempelvis möten, varför blir många möten dåliga? folk är helt enkelt inte förberedda och mötet får inte den dynamik som det borde utan blir en energi-/tidstjuv istället.
För att förtydliga ytterligare så tittar vi på två kalenderbilder:
I den första finns bara fysiska aktiviteter med, känns ganska “luftigt” eller?
I nästa bild finn även eget arbete med och bilden ser lite annorlunda ut:
Vinsterna med att planera för “allt som ska ske” blir:
- lättare att säga ja/nej till nya uppgifter
- lättare att prioritera det du sagt ja till
- lättare att boka om när något oförutsett händer för du vet vad du skulle ha gjort egentligen
- lättare att be om hjälp när tiden inte räcker till
- lättare att se att du börjar i tid med uppgifter som har en sluttid långt borta i horisonten
Du kommer säkert på fler fördelar med kontentan av mitt budskap är att du ska“höja värdet av ditt eget arbete och verkligen avsätta tid för dina egna arbetsuppgifter i din kalender”
Vinsterna kommer bli omedelbara!
Nu kör vi!
// Michael
Pingback: 8 nycklar för Smarta arbetsdagar « Kompetensakademin AB